Riktlinjer för integritetsskydd

För att kunna erbjuda produkter och tjänster och driva våra verksamheter, behöver samtliga bolag inom Tekniska verken-koncernen behandla personuppgifter. Vi gör det enligt gällande lagar och med hänsyn till personlig integritet.

Denna riktlinje innehåller information om hur och varför vi behandlar dina personuppgifter, dina rättigheter samt hur du kan kontakta oss. Den gäller för dig som är kund, leverantör, jobbsökande eller annan intressent till Tekniska verken-koncernen.

Personuppgiftsansvariga och Dataskyddsombud

Varje bolag inom koncernen ansvarar för de personuppgifter som behandlas.

Inom Tekniska verken-koncernen ingår följande bolag:

  • Tekniska verken i Linköping AB*, org nr556004–9727
    Box 1500, 581 15 Linköping
  • Tekniska verken Linköping Nät AB*, org nr 556483–4926
    Box 1500, 581 15 Linköping
  • Tekniska verken Katrineholm Nät AB*, org nr 556426–8588 Box 1500, 581 15 Linköping
  • Bixia AB*, org nr 556544–2638
    Box 1510, 581 15 Linköping
  • Utsikt Bredband AB*, org nr 556808–1052
    Box 1500, 581 15 Linköping
  • Tekniska verken i Linköping Vind AB*, org nr 556853–7038
    Box 1500, 581 15 Linköping
  • Svensk Biogas i Linköping AB*, org nr 556034–8228
    Box 1500, 581 15 Linköping
  • Mjölby Svartådalen Energi AB*, org nr 556093–1593
    Box 510, 595 29 Mjölby
  • Bixia Byggvind AB, org nr 556785-1208
    Box 1510, 581 15 Linköping
  • Värmlandsvind AB, org nr 559119-1381
    Box 1510, 581 15 Linköping
  • Vävinge Vind AB, org nr 556712-5843
    Box 510, 595 29 Mjölby
  • Mjölby Kraftnät AB*, org nr 566127-9265
    Box 510, 595 29 Mjölby

Varje bolag markerade med ”*”, har ett dataskyddsombud. Du kan kontakta dataskyddsombudet via e-post eller telefon.

E-post: dataskyddsombud.tekniskaverken@xlent.se
Telefonnummer: 073-655 17 80

Vad är en personuppgift och hur behandlas den?

All slags information som direkt eller indirekt kan kopplas till en fysisk levande person, är personuppgifter, till exempel namn, personnummer, e-postadress och postadress. Foton och ljudupptagningar på personer som behandlas, är också personuppgifter (även om inga namn nämns), liksom elektroniska identiteter; exempelvis IP-nummer. För Tekniska verken-koncernen kan även anläggnings-ID, kundnummer, ärendenummer, mätar-nummer och liknande uppgifter vara personuppgifter. Om även dessa uppgifter kan kopplas till en fysisk levande person.

En personuppgift räknas som behandlad oavsett på vilket sätt den hanteras. Det kan till exempel handla om att personuppgiften samlas in, registreras, organiseras, lagras, överförs, bearbetas eller raderas.

Exempel på när personuppgifter behandlas

Vi behandlar personuppgifter för att identifiera kund eller användare, för att hantera beställningar, intresseanmälningar, bokningar, avtal och leverera tjänster enligt avtal. Vi behandlar även personuppgifter för att ta betalt för tjänster, för att hantera fakturor och betalningar och för kreditupplysningsändamål. Och för att avhjälpa fel, hantera klagomål och reklamationer. Som arbetssökande behandlar vi dina personuppgifter för att kunna genomföra rekryteringsprocessen korrekt och effektivt.

Vi behandlar personuppgifter när Kundservice kontaktas via telefon, chatt eller i någon av våra sociala medier. Eller när en kund behöver hjälp från rådgivare, för att kunna utföra service och support på våra tjänster.

För att löpande utveckla och förbättra vår verksamhet och våra tjänster så behandlas personuppgifter. Vi upprättar till exempel statistik för att utvärdera, utveckla och informera om tjänster och produkter.

Första gången du loggar in på Mina sidor sparar vi ditt namn och personnummer. Det gör vi för att du ska kunna se dina personliga uppgifter på Mina sidor. Personuppgifter som du registrerar på Mina sidor behandlas i avtalsrelaterade frågor, till exempel beställningar.

I marknadsföring av produkter och tjänster, där du kan få direktmarknadsföring via till exempel brev, telefon, sms och e-post eller sociala medier, som exempelvis Facebook.

Tekniska verken-koncernen hämtar personuppgifter som telefonnummer och adress från offentliga register (Statens person- och adressregister, SPAR), för att säkerställa att de är korrekta. Uppgifterna hämtas även för att marknadsföra våra produkter och tjänster samt för att fullgöra avtalet med dig som kund. När du blir kund eller leverantör till oss kan vi även komma att göra en kreditupplysning.

Vi genomför kundundersökningar med hjälp av vår samarbetspartner och personuppgiftsbiträde Origo Group. I första hand skickar vi ut undersökningarna via mejl från domänen origo.se men de kan även ske via telefon. Vi gör undersökningarna för att förbättra vår service och våra produkter.

Rättsliga grunder

Tekniska verken-koncernen behandlar personuppgifter som stöds på följande rättsliga grunder:

För att fullgöra lagar och administrera avtal med våra kunder, tillämpar vi de rättsliga grunderna rättslig förpliktelse samt avtal. 

Rättsliga grunden Intresseavvägning tillämpas till exempel i direktmarknadsföring när dina personuppgifter behandlas för marknadsföring och i analyser för att du ska få relevanta och personliga erbjudanden, samt bättre service. 

Vi behandlar personuppgifter för att följa lagar såsom tryckfrihetsförordningen och arkivlagen och den rättsliga grunden som tillämpas då är Uppgift av allmänt intresse.

När personer förekommer på foton som används för vår marknadsföring, avtalar vi om samtycke och tillämpar den rättsliga grunden Samtycke.

Personuppgifter till tredje part

Om det krävs enligt lag eller författning eller att det finns ett berättigat intresse, kan personuppgift komma att lämnas ut till tredje part. Berättigat intresse kan till exempel vara att en leverantör anlitas för utskick, en tjänst utförs i samarbete med annan partner eller myndighet.

Tekniska verken-koncernen omfattas av offentlighetsprincipen, vilket innebär att vi i vissa fall är skyldiga enligt lag, att lämna ut handlingar. Det innebär också att e-post och andra handlingar som skickas till oss är allmänna handlingar.

Överföring till tredje land

Tekniska verken-koncernen behandlar huvudsakligen personuppgifter inom EU/EES. Det förekommer dock att vissa av våra leverantörer eller underleverantörer har delar av sin verksamhet i länder utanför EU/EES.

När personuppgifter kan komma att överföras till ett land utanför EU eller EES utför vi en särskild bedömning för att säkerställa att de rättsliga förutsättningarna är uppfyllda. Tekniska och organisatoriska åtgärder vidtas för att säkerställa att personuppgifterna hanteras säkert och med en lämplig skyddsnivå som är jämförbar med det skydd som erbjuds inom EU/EES.

Gallring och bevarande

Vi sparar inte personuppgifter längre än nödvändigt utan de behandlas enbart för sitt syfte. Uppgifter kan dock behöva sparas längre utifrån arkivlagen eller annan lagstiftning.

Gallring av personuppgifter fastställs i vår informationshanteringsplan. Uppgifter som ingår i allmän handling bevaras enligt arkivlagen eller annan lag. I vissa fall kan personuppgifter gallras i enlighet med bland annat arkivlagens regler och de föreskrifter som meddelas, med stöd av lagen. Linköpings stadsarkiv meddelar om bevarande och gallring för Tekniska verken-koncernen.

När det inte längre finns någon rättslig grund för att spara personuppgifterna raderas de permanent.

Rättigheter

Som registrerad har du ett antal rättigheter enligt dataskyddsförordningen:

Du har rätt att ta del av de personuppgifter vi behandlar om dig. Det gör du genom att begära ett registerutdrag. Kontakta oss och fyll i en skriftlig begäran/blankett som sedan skickas till Dataskydd (se kontaktuppgifter nedan).

I vissa fall har du rätt att invända mot hur personuppgifterna behandlas. Du kan till exempel invända mot att vi kontaktar dig med direktmarknadsföring. Du väljer själv om du vill framföra din invändning i ett telefonsamtal eller om du kontaktar oss på annat sätt.

Om du upptäcker att felaktiga personuppgifter behandlas om dig har du rätt att begära att få personuppgifterna rättade. Du har även rätt att begära en tillfällig begränsning av behandlingen av dina personuppgifter.

Du har rätt att begära radering av dina personuppgifter och under vissa omständigheter kan du ha rätt att bli raderad.

I de fall personuppgifter behandlas med stöd av avtal eller samtycke, har du rätt till dataportabilitet. Det innebär att du vill få ut personuppgifter för att kunna använda dessa på annat håll. Dataportabilitet kan du begära genom en skriftlig begäran till Dataskydd (se kontaktuppgifter nedan).

Du kan när som helst återkalla ett samtycke för behandling av dina personuppgifter.

Om du tycker att dina personuppgifter behandlas på ett sätt som strider mot dataskyddsförordningen, har du rätt att lämna klagomål till tillsynsmyndigheten Integritetskyddsmyndigheten (IMY).

Vill du veta mer om dina rättigheter eller få rättelse om något är felaktigt, välkommen att vända dig till Tekniska verken-koncernen:

Dataskydd
Tekniska verken i Linköping AB (Publ)
Brogatan 1
Box 1500
581 15 Linköping
E-post: dataskydd@tekniskaverken.se